Özel veya kamu tepe yöneticilerine her gün onlarca mesaj geliyor. Davet, istek, bilgi, pek çok mesaj acaba yöneticilere ulaşıyor mu? Hatta zamanında ulaşıyor mu? 

Mesajların önemi yeterince aktarılıyor mu? Yöneticilerin bireysel mail adresleri bazı kurumlarda verilmiyor. Yönetici asistanlarına veya diğer birimlere gönderilen mesajlar önce bu diğer birim ve kişilerce değerlendirilip ondan sonra yöneticinin bilgisine sunuluyor.

Kurum içi ve dışı mesajlar size ulaşabiliyor mu?

Bu arada mesaj gönderen kişi veya kurum cevap bekliyor, işi aksıyor, sürüncemede kalıyor. Sanıyor ki mesaja yönetici cevap vermiyor, dikkate almıyor, önemsemiyor. Ara birimlerde, yönetici asistanlarında, sekreterlerde, ilgisiz kişilerde, kraldan çok kralcılarda, işini ve kurumunu sevmeyen kişilerde takılan, önemli görülmeyen, hatta ara birimi eleştiren mesajlar yöneticiler tarafından görülemiyor, yöneticilere gösterilmiyor. Yöneticiye ulaştırılmak istenen mesaj kurum için olumsuz bir konu ise ve basına yansırsa yöneticinin haberi oluyor ve gereği sıkıntılı da olsa yapılıyor. Bu defa da kurumlarda her birim bir diğer birimi suçluyor. Özel veya resmi kurumlara gelen talep, sponsorluk, kurumsal sosyal sorumluluk teklifleri, bilgi ve birçok mesaj yöneticiye acaba ne kadar ulaştırılıyor?

Yöneticiler maillerini kendileri açmalı ve mailler dışarıya verilmeli

Diyeceksiniz ki her mesaj yöneticiye ulaştırılmalı mı? Evet ulaştırılmalı. Hele bu gün bilginin, verinin ve istihbaratın ne kadar önemli olduğu bir dönemde ulaştırılmalı elbette. Yönetici mesajlarla ilgili değerlendirmeleri kendi yapmalı. Yöneticiye ulaştırılmayan her mesajda kurumların kaybı vardır. Yöneticiler her mesajda bilgileri birleştirir ve zaman içinde anlamlı bir bütün haline getirirler tıpkı bir puzzle gibi. Burada yöneticinin işini ve kurumunu benimsediğini ve geliştirmek istediğini düşünüyoruz elbette. Yani iyi niyetliyiz. Yöneticiler şahsi maillerini bile bir başkasına teslim ediyorlar. Teslim edilen kişinin algısı, eğitimi, niyeti, bakış açısı ve birçok faktöre göre gelen mesajlar değerlendiriliyor ve çokça konu sürüncemede kalıyor. Bu durum hem kurumun ciddiyetini ve imajını etkiliyor, hem de cevap bekleyen kurumun veya kişinin işini aksatıyor. Ya da gönderiler yönetici maili yerine bir başkasının mailine gönderiliyor ve konu yine sonuçlanmıyor. Yöneticinin konudan haberi bile olmuyor.

Mesajlar yöneticiye ulaşmazsa, gönderen açısından nasıl algılanıyor?

Mesaj gönderen kurum veya kişi, mesaj gönderdiği kurumun ciddiyetini sorguluyor. Yönetim biçimini sorguluyor. Kurumun yönetimini başarısız buluyor. Kurum tarafından önemsenmediğini düşünüyor. n Kuruma faydalı olacak başka mesajları göndermeme kararı alıyor. (Böyle bir durumda iki kurumda zaman içinde kaybediyor ne yazık ki.) Üçüncü kişi veya kurumlara bunu söyleyebiliyor, durumu bilen kurum personeli kurumunuzun dedikodusunu yapabiliyor. 

Mesaja cevap vermeyen kurum açısından nasıl algılanıyor?

Kurumunuz ciddiyetsiz, saygısız, vurdumduymaz olarak algılanıyor. Kurumunuz belki önemli bir fırsat veya iş birliğini kaçırıyor. Yönetici olarak kurumunuza hakim olamadığınız, çalışanlarınızın sizi yönettiği düşünülüyor. Değerlendirebileceğiniz bir fırsat, rakiplerinizin eline geçmiş oluyor. Bu durum devam ettiğinde şirketiniz zamanla başarısızlık çizgisinde devam ediyor. Kurumunuz ve sizin açınızdan olumsuz bir imaj oluşuyor.

Sizin kurumunuzu kim yönetiyor?

Sadece bir mesajın iletilmemesi bile kurumlarda zaman içinde krize yol açabiliyor. Kurum içindeki kraldan çok kralcılar ve yönetici koruyucuları kendilerinde mesajları ve gönderen kurumları önemli ve önemsiz diye ayırabiliyorlar, konuyu tam olarak öğrenme ve anlama ihtiyacını bile duymuyorlar. Ya da kurum yöneticilerinin yanında, yakınında kötü niyetli kişiler bu mesajları yok sayabiliyorlar.

Mesajlarla birlikte kurum yöneticisiyle görüşme talepleri ise ayrı bir sorun. Bu konu da kurumlarda yönetici dışındaki kişilerin eleklerinden geçiyor. Eleğin niteliği ise eleyen kişiye kalmış bir durum. Bu durumdaki kurumlara bakınca kurumu yönetici mi, çalışanlar mı yönetiyor diye düşünmeden yapamıyorsunuz.

Sözün özü; Bütün mesajlar size ulaşıyor mu? Mesajlar ve görüşmeler konusunda kurumunuzda görünür ve görünmez kaç mesaj filtresi var? Kurumunuzu kim yönetiyor?

Öğr. Gör. Tümay MERCAN